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Cómo organizar una conferencia de prensa virtual

No busque más allá de una rueda de prensa de la Casa Blanca para ver qué impacto está teniendo COVID-19 en cómo se llevan a cabo las conferencias con medidas de distanciamiento social.
Las empresas, marcas y emisoras han recurrido a las conferencias virtuales en covid-19

Las máscaras son una necesidad, y los asientos vacíos entre los periodistas en la sala de reuniones y la pantalla de video transmiten preguntas de los periodistas que permanecen en casa.

Estos pueden ser los signos más visibles de cómo el virus ha afectado a las conferencias de prensa, pero de ninguna manera son los únicos.

Impulsadas por el deseo de mantener a los reporteros seguros, muchas instituciones han comenzado a utilizar aplicaciones de videoconferencia para conferencias de prensa para que los invitados o periodistas puedan asistir «virtualmente» a través de Internet y hacer preguntas sin poner en peligro la seguridad de los demás y de los periodistas que están presentes.

Mientras que aplicaciones como Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Slack y otros se utilizan con frecuencia, carecen de muchas de las herramientas que los organizadores y productores de conferencias de prensa, así como los periodistas, necesitan hacer su trabajo.

Lo mismo es cierto para otros tipos de conferencias que han ido virtuales debido a la pandemia, incluyendo reuniones virtuales de accionistas, conferencias universitarias o reuniones corporativas.

 

Herramientas de conferencias virtuales profesionales frente a consumidores

Si su organización planea realizar una conferencia de prensa virtual, el uso de la herramienta adecuada es esencial para el éxito.

TVU Networks ofrece una solución de videoconferencia de nivel profesional, que ha sido diseñada para hacer que las conferencias de prensa virtuales sean mucho más eficaces para cualquier persona con un mensaje para comunicarse y los periodistas que informan sobre ella.

Varias características inherentes a TVU Partyline le dan una ventaja en Zoom, Skype y otros productos de videoconferencia de consumo similares.

TVU Partyline proporciona mezcla menos,una función de audio que silencia las voces de los altavoces en su audio de retorno. En otras palabras, quien esté hablando en un momento dado podrá escuchar a todos los demás en la conferencia que están hablando, pero no a sí mismo. Eso es importante porque sin hacerlo, es fácil para un orador confundirse escuchando su propia voz.

TVU Partyline permite celebrar una conferencia virtual con salida de vídeo de calidad de difusión

Además, TVU Partyline está diseñado para garantizar una gran calidad de vídeo. Cualquiera que haya visto la televisión en los últimos meses y haya visto invitados traídos a través de Skype probablemente ha sido testigo de la degradación de vídeo en ocasiones debido a problemas de ancho de banda.

Hay varias razones por las que el ancho de banda fluctuante tiene este efecto, pero lo más importante es que herramientas como Skype dan prioridad a la prevención de latencia notable. TVU Partyline, sin embargo, aprovecha la tecnología patentada De TVU Networks, Inversa StatMux Plus (IS+) para garantizar una calidad de vídeo y audio excepcional sin ninguna latencia perceptible.

TVU Partyline tiene un «Modo Conferencia» que permite a los usuarios designar oradores y crear una cola de personas que deseen hacer preguntas

Otro beneficio es la función del modo de conferencia. Usando este modo, un productor de una conferencia de prensa virtual puede manejar a los miembros de la prensa, priorizar las preguntas entrantes, hablar con reporteros individuales sin que el audio vaya a todo el cuerpo de prensa, preguntar a los reporteros que son los siguientes en la línea para hacer su pregunta y indicarles cuando les toca hacer una pregunta.

Al mismo tiempo, TVU Partyline permite al productor dar instrucciones a todos los involucrados en la parte técnica de la producción, a una persona de producción individual o incluso a la persona que celebra la conferencia de prensa, todo separado y distinto del cuerpo de prensa.

Los asistentes pueden unirse a través de móvil, tableta o PC utilizando un simple enlace URL
 

Elegir la configuración de conferencia virtual adecuada

Utilice TVU Partyline sin TVU Producer si:

  • Simplemente necesita producir una conferencia de prensa virtual;
  • Desea pedir preguntas enviadas;
  • ¿Quieren preguntar y pedir a los periodistas que les toca hacer una pregunta;
  • Desea hablar independientemente de la prensa a su equipo de producción y presentador;
  • Intentar transmitir la conferencia de prensa en vivo a través de una estación de televisión. Si lo hace, se envía el flujo de salida de TVU Partyline a un receptor de TVU, donde se convierte en SDI para su salida a una infraestructura de difusión.

Utilice TVU Partyline con TVU Producer si desea hacer todo o parte de lo anterior y:

  • Registre su conferencia virtual y/o ISO grabe a todos los miembros de prensa que participen;
  • Distribuya su conferencia virtual a las redes sociales;
  • Distribuya su conferencia virtual a más de una plataforma de redes sociales al mismo tiempo;
  • Integre la conferencia virtual en una producción más grande, como la reunión virtual de accionistas de una empresa en la que desea integrar segmentos de vídeo pregrabados.

Por el momento, TVU Partyline no tiene la capacidad de grabar vídeo y audio por sí mismo, ni puede distribuir vídeo a las plataformas de medios sociales. Sin embargo, estas capacidades son integrales para TVU Producer y son fáciles de usar junto con TVU Partyline.

 

Prácticas recomendadas de conferencias virtuales

TVU Partyline hace que sea fácil invitar a miembros de la prensa, invitados o cualquier otra persona a una conferencia virtual. Simplemente copie y pegue su número de identificación de conferencia único y envíelo por correo electrónico a sus asistentes. Recuerde indicar claramente en su invitación la zona horaria en la que se llevará a cabo la conferencia.

Copie y pegue su ID de conferencia único y compártalo con los asistentes

Al ser una conferencia de prensa virtual, puede ser prudente aconsejar a las personas a las que está invitando al ancho de banda de Internet que necesitarán para sacar el máximo provecho del evento. Afortunadamente, no es mucho cuando se trata de TVU Partyline,incluso con tan poco como 5Mbps de ancho de banda en el lado de descarga y 2Mbps para la carga.

En general, es bueno dar a los miembros de la prensa al menos una semana de aviso antes de celebrar una conferencia de prensa. Sin embargo, hay muchas excepciones. En el espíritu de mejor servir al público, un departamento de policía o una agencia de gestión de emergencias puede desear celebrar una conferencia de prensa a las pocas horas de un evento, mientras que una empresa que introduce un nuevo producto en una convención puede ser mejor servida por subirse a la pantalla de radar de los periodistas temprano e invitarlos con un mes o más de anticipación.

Muchos recursos en línea pueden guiarle en la organización de una conferencia de prensa, proporcionando consejos sobre cuándo invitar a la prensa, el mejor momento para celebrar una conferencia de prensa y cómo gestionar un evento. Algunos de estos recursos incluyen consejos de SkillsYouNeed, Money.HowStuffWorks, OurCommunity y The Balance Small Business.

A diferencia de una conferencia de prensa del mundo real, el equivalente virtual requiere que un productor de conferencias se encargue de todas las comunicaciones entre bastidores con los miembros asistentes a la prensa y con el personal de producción, como los operadores de cámaras, a través de un grupo independiente de TVU Partyline en el mismo evento. Además de garantizar que el evento se ejecute sin problemas, el uso de un productor de conferencias libera a los presentadores de tratar con la orquestación de eventos y les permite concentrarse en entregar su mensaje.

En muchos casos, también es una buena idea grabar el evento en vídeo. La organización anfitriona no solo puede enviar a los periodistas, tanto los que asistieron y no asistieron, un enlace para ayudarlos en sus informes, sino que el anfitrión también puede usar bits y piezas del evento para otros fines, como un vídeo promocional.

Es posible grabar su conferencia virtual a través de TVU Producer, lo que le permite enviar o cargar una versión grabada a sus asistentes
 

Cómo aumentar la participación de los huéspedes

Tal vez el primer paso para aumentar la participación de los huéspedes es tranquilizar a los miembros de la prensa de que la tecnología involucrada es fácil de usar. En otras palabras, no se mete en el camino de ellos haciendo su trabajo.

El día del evento, se debe indicar a los periodistas que comiencen a iniciar sesión unos 10 a 15 minutos antes de que comience la conferencia de prensa. Esto le da al productor del evento la oportunidad de darles la bienvenida, asistir, lo que puede ser útil para el presentador e instruir a los periodistas sobre cómo hacer una pregunta.

Los periodistas que asisten al evento utilizan el ID de conferencia que recibieron en su invitación para iniciar sesión desde sus computadoras, teléfonos inteligentes o tabletas.

Cuando el presentador haya terminado, puede abrir la palabra a las preguntas. Durante las preguntas y respuestas, los reporteros pueden levantar una mano virtual de su instancia de TVU Partyline para alertar al productor de la conferencia que desean hacer una pregunta.

La participación de los huéspedes es fácil con TVU Partyline

El productor puede construir una cola de reporteros con preguntas y facilitar la interacción inicial entre el reportero y la persona que da la conferencia de prensa. Esta orquestación puede implicar indicar a un reportero en particular que él o ella es el siguiente, anunciando el nombre del reportero y la organización de medios cuando es su turno y pasando al siguiente reportero para repetir el proceso.

La pandemia COVID-19 ha obligado a los medios de comunicación a reevaluar muchos flujos de trabajo establecidos desde hace mucho tiempo, ya que las organizaciones han luchado por mantener sus estándares editoriales a pesar de tener que trabajar de forma remota. En los últimos seis meses, las herramientas de videoconferencia han surgido como recursos vitales para ayudar a los miembros de los medios de comunicación a hacer su trabajo. Herramientas como TVU Partyline y TVU Producer,que ofrecen funciones no disponibles a partir de alternativas de consumo, ofrecen los resultados profesionales que los medios de comunicación esperan y su organización se merece.